Étapes d’une entrée réussie sur le marché américain
L’expansion n’a rien d’intimidant et, si vous suivez les bonnes étapes, la vente de vos produits sur les marchés américains pourrait être le coup de pouce dont votre entreprise a besoin.
- Déterminez où votre entreprise a un lien avec le marché, afin de savoir dans quels États vous devrez vous enregistrer en déclarant votre entreprise.
- Obtenez votre numéro d’identification en créant un compte auprès d’un État, et visitez son site Web local « .gov » pour déterminer les étapes exactes. En général, ils vous demanderont de remplir un formulaire et de vous enregistrer.
- Une fois cette étape terminée, un code unique sera appliqué à votre entreprise et ce code apparaîtra avec le nom de votre entreprise dans toutes les déclarations futures de taxe sur les ventes.
- Dès que vous aurez rempli vos formalités administratives, assurez-vous de vérifier auprès de ce même service de réglementation les taux, tableaux, règles et limites mis à jour.
- Faites des recherches sur la taxabilité de vos articles, en veillant à appliquer les seuils et les congés fiscaux s’ils sont en vigueur dans l’État.
- Assurez-vous que vous n’avez à remplir qu’un seul formulaire de taxe sur les ventes dans un seul État. Car de nombreux États exigent que les taxes soient versées aux juridictions locales (qui peuvent se compter par centaines), ainsi qu’à l’État.
Par ailleurs, les commerçants disposent d’un certain nombre de solutions pour automatiser et alléger la charge administrative liée à la taxe sur les ventes aux États-Unis.
Principaux points à prendre en compte avant de vendre aux États-Unis
1. Se tenir au courant des exigences fiscales de chaque État
Les entreprises doivent se tenir au courant de toutes les modifications apportées chaque année par les États et les municipalités.
Ainsi, ces changements comprennent les augmentations/diminutions de taux ainsi que les nouvelles taxes de vente ajoutées aux juridictions, et les changements de frontières.
2. Établir des processus pour la tenue de registres étanches
La meilleure façon de rester conforme est de se tenir à jour dans la déclaration et le paiement des taxes de vente (trimestriellement ou mensuellement, selon les exigences de l’État) et de conserver des registres de vente précis et détaillés.
3. Quels registres les entreprises doivent-elles conserver ?
- Les factures de vente
- Les factures payées
- les contrats
- les bons de commande
- Bandes de registre
- Relevés bancaires
- Chèques annulés et autres documents originaux similaires
- Tableaux d’amortissement et autres registres d’actifs fixes
- Documents justifiant les ventes exonérées d’impôt, comme les reventes et autres exonérations
- Certificats
- factures de fret indiquant des expéditions vers des adresses situées dans d’autres États.
Tenir des registres et préparer et déposer les déclarations de taxe sur les ventes peut être un véritable casse-tête, en particulier pour les petites entreprises.
La bonne nouvelle est qu’il existe des outils qui permettent d’automatiser ces processus, de réduire cette tâche fastidieuse. Et, à forte intensité de main-d’œuvre, et de vous faire économiser de l’argent à long terme.
4. Comprendre vos exigences en matière de nexus
Comme nous l’avons souligné ci-dessus, les événements déclencheurs du nexus peuvent être compliqués et varient selon les États et les types de produits.
Puis, la manière dont vous livrez les marchandises vendues aux clients américains aura des répercussions sur vos obligations fiscales.
Le recours à un tiers, qu’il s’agisse d’un expéditeur direct, d’un transporteur ou d’un entrepôt, peut déclencher le nexus pour votre entreprise. Il est donc essentiel de consulter des experts.
5. Prévoyez d’utiliser la géolocalisation plutôt que les codes ZIP
Si le service postal américain a établi des codes ZIP pour la distribution du courrier, les juridictions fiscales ne suivent généralement pas les codes ZIP.
Il est donc essentiel de descendre au niveau de la rue pour bien faire les choses. Les entreprises qui s’appuient uniquement sur le code postal constatent souvent des écarts importants lors des audits.
Afin d’aider les entreprises à faire face à ces différences, les fournisseurs de solutions automatisées recherchent continuellement les limites physiques des juridictions fiscales dans tout le pays.
En outre, sans l’utilisation de la technologie géospatiale, les chances de déterminer avec précision la juridiction qui s’applique à une transaction sont limitées.
6. Établissez votre calendrier de production et de remise des déclarations
Chaque État américain possède son propre ensemble de règles et de réglementations relatives à la déclaration et au versement des taxes, qui peuvent différer de celles des autres États.
Outre les règles des États, les villes et les comtés peuvent imposer et gérer eux-mêmes les déclarations de taxe sur les ventes.
C’est en ce sens qu’il incombe aux entreprises de déterminer si elles doivent s’enregistrer auprès de villes et de comtés spécifiques. Mais aussi, de s’enregistrer de leur propre chef.
En outre, la fréquence des déclarations varie selon les juridictions, de sorte que toutes les déclarations ne sont pas dues le même jour du mois.
Ainsi, lorsqu’on a affaire à plusieurs juridictions locales, le nombre de dates d’échéance et de calendriers de dépôt qu’il faut gérer peut être décourageant.
Les méthodes de dépôt peuvent varier tout autant, même au sein d’un même État ou d’une même municipalité. Certains États exigent désormais que les déclarations de taxe sur les ventes soient déposées par voie électronique.
D’autres exigent encore la présentation d’une copie papier. Tandis que quelques États proposent le dépôt en ligne avec une option d’échange de données informatisées (EDI).
Recueillir et conserver tous les certificats d’exemption
Tout le monde n’est pas tenu de payer la taxe de vente. Selon les règles en vigueur dans la juridiction fiscale, certaines entreprises et certains individus peuvent être exemptés.
Le vendeur doit collecter et conserver dans ses dossiers un certificat d’exemption valide pour chaque entreprise. De même que chaque organisation ou individu bénéficiant d’une exemption.
Il incombe également aux vendeurs de s’assurer que les certificats d’exemption sont valides pour chaque transaction de vente.
Ainsi donc, les entreprises doivent donc conserver une copie de chaque certificat d’exemption et s’assurer qu’ils sont renouvelés lorsqu’ils expirent.
Déterminer si l' »accord simplifié sur les taxes de vente et d’utilisation » vous convient
Environ la moitié des États ont collaboré à un accord appelé « Streamlined Sales and Use Tax Agreement ». Conçu pour « simplifier et moderniser l’administration des taxes de vente et d’utilisation.
Afin de réduire considérablement la charge de la mise en conformité fiscale ». L’adhésion au SST ne nécessite qu’un seul formulaire d’inscription dans tous les États SST.
Une fois inscrites, les entreprises doivent ensuite remplir des déclarations chaque mois dans tous les États SST.
Pour les entreprises qui vendent ou cherchent à vendre aux États-Unis.
Ou qui ont des relations d’affiliation dans plusieurs États. L’enregistrement en tant que volontaire SST peut leur faire gagner beaucoup de temps, d’efforts et d’argent.
L’inscription est gratuite et si vous remplissez les conditions requises, la déclaration est un service gratuit dans tous les États SST.
Les volontaires SST sont peu exposés aux audits (aucun audit négatif n’est possible).
Au début de 2015, les États membres du SST comprennent :
- Arkansas
- la Géorgie
- l’Indiana
- l’Iowa
- le Kansas
- Kentucky
- Michigan
- Minnesota
- Nebraska
- Nevada
- New Jersey
- Caroline du Nord
- Dakota du Nord
- Oklahoma
- Ohio
- Rhode Island
- Dakota du Sud
- Utah
- Vermont
- Washington
- Virginie occidentale
- Wisconsin
- Wyoming
8. Prévoir des jours fériés pour les taxes de vente
Pour compliquer encore la situation, des dizaines d’États déclarent également des jours fériés pour les taxes de vente. Certains États offrent des exonérations fiscales pour des produits.
Tels que les fournitures scolaires pour les enfants Tandis que d’autres accordent aux consommateurs une réduction de taxe sur les articles de préparation aux ouragans, comme le contreplaqué et les clous.
Dans les États où la chasse est une activité importante, des exonérations fiscales peuvent être accordées pour les armes à feu, les munitions et les fournitures de chasse.
Ces congés sont variés et compliqués, ils ont souvent lieu à des dates précises et limitent le nombre d’articles pouvant être achetés en franchise de taxe.
En Virginie, par exemple, pendant les vacances de la taxe sur les ventes de vêtements et de fournitures scolaires, de nombreux articles sont exemptés.
Pour les vêtements, il s’agit notamment des vêtements de clercs, des vêtements de chorale et d’autel, des corsets, des gaines, de la lingerie, des costumes achetés.
Il y a aussi, des chaussures à bouts métalliques, des bretelles, des tenues de soirée, etc. En revanche, les gants de protection, les casques et les casques de chantier sont imposables.
Les fournitures scolaires exonérées sont les calculatrices, les classeurs, les gommes, les boîtes à lunch, les surligneurs, les cahiers, les pinceaux, les ciseaux, etc.
Se tenir au courant de ces congés fiscaux peut sembler fastidieux. Mais, pourrait en fait faire partie d’une stratégie de marketing enrichissante et vous aider à tirer parti des périodes de pointe de vente.
